Conseiller en communications/Communications Advisor - Permanent - 13566

City: Ottawa

Salary: $60,640.00 /yr

Added: May 06, 2021

  Conseiller en communications - Permanent - 13566

A propos de l'opportunité

Le mandat de notre client est de s’assurer que les prestations et services offerts à leurs clients sont livrés de façon efficace. Ils ont, entre autres, la responsabilité de surveiller la performance et la conformité de l’administrateur du Régime d'assurance collective, d’entendre les appels envoyés par les souscripteurs et de communiquer avec toutes les personnes protégées.

Le conseiller en communications est responsable de trois secteurs au sein de l'organisation: le développement et la supervision de tous les produits de communication (y compris les mises à jour du site Web de l'administration), le soutien administratif au conseil d'administration (planification des réunions, distribution des documents pertinents, préparation des procès-verbaux) et la surveillance des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information.

Les tâches incluent mais ne sont pas limitées à:

  • Rédiger et réviser une grande variété de contenus, en français et en anglais
  • Répondre aux demandes de renseignements provenant des membres, de la communauté de la rémunération et d’autres intervenants, surveiller les progrès et maintenir les dossiers
  • Participer au développement des produits de communications tels que le Bulletin de l'organisme en travaillant avec ses homologues en communications pour écrire et publier le contenu
  • Développer le contenu du site Web de l’Administration, assurer qu’il soit à jour et surveiller l’entretien du site
  • Entreprendre les initiatives pour améliorer les capacités du site Web
  • Observer les tendances de l’utilisation du site Web et développer des stratégies pour augmenter le nombre d’utilisateurs
  • Coordonner la traduction des documents et du contenu du site Web
  • Agir à titre de point de contact principal et d’administrateur responsable de l’organisation des réunions, la gestion des documents et la fourniture des renseignements pour le Conseil d’administration
  • Agir à titre de secrétaire pour plusieurs comités (du Conseil d’administrateurs et des intervenants externes), rôle qui comprend la planification des réunions, la sélection des lieux et d’équipement, la préparation de l’ordre du jour, la distribution des documents avant et après les réunions et la communication entre les intervenants
  • Prendre des notes et maintenir les procès-verbaux de réunion
  • Suivre les démarches pour assurer la conformité aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Appuyer le travail du bureau en fournissant des services tels que la mise en page des documents et présentations
  • Appuyer les projets spéciaux et initiatives particuliers engagés par le bureau en fournissant des services administratifs

Au propos de vous

Le ou la candidat(e) retenu(e) possédera les compétences suivantes:

  • Diplôme universitaire ou collégial
  • Excellente communication écrite et orale tant en anglais qu’en français
  • Expérience à développer des documents de communications ainsi que des plans de communications
  • Expérience avec des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation (MS Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des logiciels de graphisme (Adobe Acrobat, InDesign)
  • Expérience en rédaction, correction et révision de correspondance afin d’assurer la conformité du contenu, de la grammaire, du style, de l’orthographe et de la présentation dans les deux langues officielles
  • Expérience avec les systèmes de gestion de contenu, l’utilisation du langage HTML et la gestion des services d’informatiques en nuage
  • Habiletés dans la gestion de priorités concurrentes en milieu de travail dynamique
  • Savoir-faire en matière d’analyse et de synthèse de données provenant de multiples sources
  • Aisance face au travail sous pression, individuel ou en équipe
  • Expérience avec la coordination des réunions au niveau de cadre de direction comme les comités de gestion ou les conseils de direction et la préparation des procès-verbaux
  • Expérience en tenue de procès-verbaux
  • Des connaissances dans le domaine de l’assurance collective
  • Expérience avec le gouvernement fédéral ou le Régime de soins de santé de la fonction publique
  • Des connaissances avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

À propos de l'emploi 

  • Lundi au vendredi.
  • Salaire annuel de 60642$ + 20% boni versé à chaque période de paye
  • Régime d’assurance complet
  • 3 semaines (15 jours) vacances

Comment postuler

Il suffit de cliquer sur postuler (Apply Now) ci-dessous et de soumettre votre CV selon les instructions. Vous pouvez aussi envoyer votre CV directement à jobs@clapersonnel.ca. Si vous avez déjà un compte chez nous, veuillez contacter votre agent principal ou agente principale. Assurez-vous d’inclure le numéro de poste suivant : 13566

Merci de votre intérêt. Notre équipe de recrutement vous contactera si votre profil correspond aux exigences du poste et aux attentes de nos clients. Rappelons que vous devez avoir la permission de travailler au Canada pour que votre candidature soit considérée.

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Communications Advisor - Permanent - 13566

About the Opportunity

Our client’s mandate is to ensure that benefits and services to plan members and their covered dependants are delivered in a manner that ensures the effective and efficient administration of the plan. They are responsible for monitoring the performance and compliance of the plan administrator, considering appeals from plan members and communicating with plan members, as well as other responsibilities.

The Communications Advisor is responsible for three sectors within the organization: the development and oversight of all communications products (including the maintenance of the Administration Authority’s website), the administrative support to the Board of Directors (scheduling meetings, distributing relevant documents and taking minutes of the meetings), and the oversight of the requirements of the Privacy Act and the Access to Information Act.

Duties include but are not limited to:

  • Writes, edits and proofreads various content, in both French and English
  • Responds to requests for information from membership, compensation community and other stakeholders, tracks progress and maintains records
  • Participates in the development of communication products such as the organization's Bulletin and the annual report; works with communication counterparts for content authoring and publishing
  • Develops content and oversees the maintenance and updating of the Administration Authority website
  • Works on initiatives to enhance the capabilities of the website
  • Monitors website usage and develops strategies to increase readership
  • Coordinates the translation of documents and website content
  • Serves as the principal contact and administrative officer for organizing the meetings, agendas and documentation/information flow for the Board of Directors
  • Organizes and provides secretariat services for multiple committees (Board and external), which involves scheduling, selecting facilities and equipment, preparing agendas, distributing advance and follow-up documentation and liaising with stakeholders
  • Takes minutes and maintains meeting records
  • Provides office-wide support services such as formatting documents and presentations
  • Provides administrative support on special projects and initiatives
  • Follows appropriate procedures to ensure that the organization meets the requirements of the Access to Information Act and the Privacy Act 

About You

The successful candidate will have the following:

  • University or college degree
  • Exceptional written and verbal communications in English and French is essential
  • Experience in the development of communications products and communication plans
  • Experience in operating word processing and presentation software (i.e. MS Word, Excel, PowerPoint) and design software (Adobe Acrobat, InDesign)
  • Experience in writing and editing correspondence, as well as revising and correcting its content, grammar, style, spelling and presentation in both official languages
  • Experience with content management systems, HTML and cloud servers
  • Ability to manage multiple and conflicting priorities within a busy work environment
  • Ability to analyze and synthesize data from various and multiple sources
  • Ability to work effectively under pressure, work as part of a team and individually
  • Ability to coordinate executive level meetings such as management committees or Board of Directors meetings and take effective minutes and notes as required
  • Experience in taking minutes
  • Knowledge of the group insurance industry
  • Experience with the federal government or the Public Service Health Care Plan
  • Knowledge of the Access to Information Act and the Privacy Act

About the Job

  • Salary: 60642$ + 20% bonus 
  • Complete insurance benefits package
  • Vacation: 3 weeks (15 days)

How to Apply

Please apply by clicking the “Apply Now” button below and follow the instructions to submit your résumé. You can also apply by submitting your résumé directly to jobs@clapersonnel.ca. If you are already registered with us, please contact your Senior Recruiter. Please quote job 13566.

Thank you for your interest in this role. One of our Recruiters will be in touch with you if your profile meets the requirements for the role and the expectations of our clients. Please note that all candidates must be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. 

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